Menu
Bestuursfuncties

B

innen Syntaxis hebben we een bestuur dat bestaat uit 5 bestuursleden. Ieder lid heeft een eigen functie. Zo heeft ieder zijn eigen verantwoordelijkheid en draagt zo op individueel vlak bij om Syntaxis draaiende te houden. Natuurlijk werk je samen om één doel te bereiken; zoveel en zo goed mogelijk (studiegerelateerde) activiteiten organiseren voor iedereen die zich verbonden voelt met Syntaxis.

Ben jij benieuwd of een bestuursfunctie iets voor jou is? Hieronder kan je lezen wat elke functie inhoudt.


Bestuursfuncties

De voorzitter geeft leiding aan het dagelijks bestuur van Syntaxis en ziet erop toe dat het beleid wordt nageleefd. De functie omvat de volgende taken:

Algemeen beleid en dagelijks bestuur
Een belangrijke taak van de voorzitter is het uitvoeren van het algemeen beleid van Syntaxis. Dit beleid is samengesteld door het gehele bestuur. Om hier zorg voor te dragen zal de voorzitter de agenda van de bestuursvergaderingen en algemene ledenvergaderingen (ALV) opstellen, in samenwerking met de secretaris. Ook zal de voorzitter de vergaderingen leiden. Het is hierbij van belang dat de voorzitter er voor zorgt dat bestuursbesluiten uitgevoerd worden en de gewenste doelen bereikt worden.  De voorzitter zal, waar nodig, haar medebestuursleden adviseren. Ook is het de taak van de voorzitter om taken die niet onder te verdelen zijn naar andere bestuursleden of commissies op zich te nemen. De voorzitter stelt hier als belangrijkste doel om een gezellige en professionele samenwerking tussen de verschillende bestuursleden en met de rest van de raadsleden te stimuleren. Om de samenwerking zo goed mogelijk te laten verlopen, dient de voorzitter zowel binnen als buiten de vergaderingen als bemiddelaar op te treden waar nodig. Tevens houdt de voorzitter in de gaten of de bestuursleden voldoen aan hun taken en verplichtingen.

Vertegenwoordiging
De voorzitter is het aanspreekpunt van Syntaxis. Het is belangrijk om een positief, professioneel en enthousiast beeld uit te dragen ten aanzien van Syntaxis.  De vertegenwoordiging van de vereniging vindt op allerlei momenten en situaties plaats: officiële gelegenheden als borrels en ander verenigingsactiviteiten, voorlichtingsdagen, verenigingsactiviteiten van andere studieverenigingen en bij de introductie van het nieuwe collegejaar.

Het streven is om al deze activiteiten zoveel mogelijk bij te wonen, evenals verenigingsactiviteiten georganiseerd door de commissies van Syntaxis, mits de situatie het toelaat. Bij deze activiteiten is het belangrijk om als voorzitter aanspreekbaar te zijn, om zo vragen over de vereniging te kunnen beantwoorden en mensen enthousiast te maken voor andere activiteiten binnen de vereniging.

Contact met andere verenigingen
Wanneer verenigingen samen werken gaan er vaak veel extra deuren open. Deze samenwerking is meestal het resultaat van een goede verstandhouding tussen verenigingen. De voorzitter onderhoudt het contact en regelt zo nu en dan ook bezoekjes naar andere verenigingen met het volledige bestuur om deze contacten warm te houden.

Koepelvergaderingen bijwonen
Via het K.O.S.S. houden alle studieverenigingen onderling contact met elkaar. Dit is ook het platform waar het bedrijfsleven met alle verenigingen contact kan krijgen en waar gezamenlijke activiteiten georganiseerd kunnen worden. Syntaxis en haar belangen worden hier vertegenwoordigd door de voorzitter, die vervolgens zorgt dat de informatie uit de vergaderingen van het K.O.S.S. bij de juiste bestuursleden en/of commissies terecht komt.

Contact opnemen met de voorzitter is mogelijk via voorzitter@syntaxis.nl

De secretaris draagt zorg voor alle administratieve zaken binnen het bestuur en Syntaxis. De functie omvat de volgende taken:

Algemene ledenadministratie
Een studievereniging kan niet goed functioneren wanneer de administratie niet op orde is. Eén van
de taken die de secretaris vervult is dan ook het bijhouden van de algemene administratie van de studievereniging. Hierbij hoort ook het registreren van nieuwe leden, het uitschrijven van oude leden en het doorvoeren van veranderingen in de ledenadministratie.

Notuleren
Iedere bestuursvergadering (BV) en algemene ledenvergadering (ALV) wordt door de secretaris genotuleerd. Tevens zorgt de secretaris voor een nette en correcte uitwerking van de notulen. De notulen worden zo snel mogelijk na de uitwerking doorgestuurd naar de medebestuursleden..

Inkomende en uitgaande post en e-mail
Bij de taken van de secretaris behoort ook het correct afhandelen van de inkomende en uitgaande post en e-mail. Tijdens de bestuursvergaderingen is het de taak van de secretaris om melding te doen over de in- en uitgaande post.

De nieuwsbrief, website en social media
Alle leden van Syntaxis krijgen maandelijks een nieuwsbrief van de secretaris, op de eerste maandag van de maand. Hierin worden activiteiten vermeld die van belang zijn voor de leden. Ook de website zal door de secretaris gebruikt worden om de Syntaxis-leden op de hoogte te stellen van activiteiten en nieuwsberichten. Daarnaast hoort het beheren van de social media ook bij de taken van de secretaris.

Contact opnemen met de secretaris is mogelijk via secretaris@syntaxis.nl

De commissaris interne betrekking is verantwoordelijk voor alle commissies binnen de studievereniging en het contact met andere organen binnen de academie. Onder de taken van de commissaris interne betrekkingen vallen:

Aansturen van de commissies
De hoofdtaak van de commissaris interne zaken is het aansturen van de diverse commissies van S.V. Syntaxis. De commissaris intern zal waar mogelijk vergaderingen, besprekingen en activiteiten van de commissies bijwonen. Het doel daarvan is het toezien op het functioneren van de commissies en dit functioneren zo veel mogelijk verbeteren. Als de commissies niet goed functioneren of commissieleden zich buitengesloten voelen, zal de commissaris intern een passende oplossing moeten vinden. Commissieleden die niet goed functioneren kunnen na een gesprek met de commissaris intern en de voorzitter van de desbetreffende commissie gedechargeerd worden uit de commissie. De commissaris interne zaken draagt ook verantwoordelijkheid over de commissies. Als deze niet goed functioneren is dat onder andere zijn schuld. Het is daarom ook belangrijk dat hij de commissies goed controleert.
Communicatie en samenwerking tussen de diverse commissies en met de academie gaat idealiter via de commissaris intern. De communicatie met andere commissies verloopt meestal niet via de commissaris intern, maar zal wel door hem bevorderd worden. De communicatie met prominenten binnen de academie zal wel door de commissaris gedaan worden.

Contact binnen de academie
Een studievereniging kan niet zonder ondersteuning van de academie. Bij de academie zitten veel personen waar regelmatig contact mee opgenomen moet worden. Dit contact onderhouden is een taak die onder de commissaris intern valt. De commissaris intern zal vergaderingen met de academie bijwonen evenals al het contact van de commissies met belangrijke personen van de academie verzorgen.

Contact opnemen met de commissaris interne betrekkingen is mogelijk via intern@syntaxis.nl

Als ‘Extern’ ben je verantwoordelijk voor alle communicatie tussen de Syntaxis en de ‘externe betrekkingen’. Dit zijn alle (gewaardeerde) sponsoren, maar ook partners waarmee Syntaxis regelmatig mee samenwerkt, of iedereen die maar interesse heeft het in contact komen met de vereniging en haar leden.

Sponsoring
Voor alle sponsoren zijn sponsorcontracten opgesteld. Contracten waarin gezamenlijk afspraken gemaakt zijn over de activiteiten die de bedrijven samen met Syntaxis uitvoeren. Hierbij kan je denken aan lunchlezingen, borrels die gesponsord worden, maar vooral ook de netwerkborrel. Deze contracten moeten ook onderhouden worden. Dat wil zeggen, wanneer een contract bijna ten einde loopt, worden deze wel, maar soms ook niet verlengd. Hierover maak je afspraken met de bedrijven. Hiervoor ga je veelal praten over het verloop en de wederzijdse ervaringen en wensen.

Netwerkborrel
Tweemaal per jaar organiseert Syntaxis de ‘netwerkborrel’ voor alle ICT gerelateerde studies. Hierbij staat het zoeken naar stage- en afstudeerplaatsen, of simpelweg contact leggen met bedrijven voorop. De deelnemende bedrijven bestaan hoofdzakelijk uit de directe sponsoren en partners van de vereniging. Om het evenement in goede banen te leiden gaat er veel communicatie aan vooraf met allen die medewerking verlenen. Hier ben je als extern het meest bij betrokken, omdat de communicatie met hen binnen jouw bestuursfunctie valt.

Tijdens bestuursvergaderingen breng je verslag uit aan je medebestuursleden wat betreft de contacten die de afgelopen tijd hebben plaatsgevonden, maar ook welke activiteiten er in het vooruitzicht liggen. Samen, en vaak met de hulp van commissies voer je de activiteiten uit.

Connecties
Als extern kom je in contact met veel bedrijven en hiermee leg je dus ook een aardig wat (professionele) connecties. Communicatieve vaardigheid en doortastend kunnen handelen zijn eigenschappen die je goed kunt gebruiken in deze bestuursfunctie.

Contact opnemen met de commissaris externe betrekkingen is mogelijk via extern@syntaxis.nl

Het takenpakket van een penningmeester, als we hem opzoeken is veel omvattend:

  • Houdt de kas bij en beheert de bankrekeningen.
  • Verricht en ontvangt betalingen.
  • Houdt het kas- en het bankboek bij.
  • Informeert het bestuur regelmatig over de financiële situatie binnen de vereniging
  • Maakt het financieel jaarverslag en bewaakt de plannen van het bestuur aan de hand van de begroting.

Al deze punten komen tijdens het werk van een penningmeester naar voren.  De leercurve hiervan is naast erg leerzaam ook erg leuk! Veel dingen kun je buiten de vereniging ook toepassen wat het des te meer interessant maakt.

De penningmeester houdt alles, met betrekking tot financiën, in de gaten. Wil iemand iets kopen, declareren, verkopen, alles gaat via jou! Jij geeft de ‘go or no go’ op dit gebied. Je speelt samen met de andere bestuursleden een belangrijke rol voor de vereniging.

Maandelijks komt de incassoverwerking voor jouw rekening; dit houdt het klaarzetten en aan de bank aanleveren van de incasso-opdrachten in, maar ook het verwerken van het resultaat binnen de eigen ontwikkelde financiële applicatie.

Naast deze handelingen houd je alle kasboeken bij, controleer je de kassen en verwerk je alles in/op de balans. Facturen die binnenkomen controleer en verifieer je, waarna je ze betaald. Natuurlijk komt het ook voor dat je zelf facturen voor bedrijven/personen opmaakt. Je bewaakt hiervan de betaling dat deze ook daadwerkelijk binnen de gestelde termijn betaald worden.

Mochten er vragen zijn binnen je functie, dan kan er altijd beroep gedaan worden op oud penningmeesters van Syntaxis. Zij, ook wel de ‘KasCo’ genaamd, controleren daarnaast enkele keren per jaar of alles nog goed verloopt.

Als penningmeester ben je natuurlijk ook volledig betrokken bij de standaard bestuursactiviteiten zoals de bestuursvergaderingen

De functie penningmeester omvat veel taken, maar het is vooral doen. Alert blijven en een goede samenwerking met je mede-bestuursleden is ‘the key of all’.

Contact opnemen met de penningmeester is mogelijk via penningmeester@syntaxis.nl


Interesse in een bestuursfunctie?

Heb jij, na het lezen van bovenstaande functiebeschrijvingen, interesse gekregen in het uitvoeren van een bestuursfunctie binnen S.V. Syntaxis? Laat van je horen! Spreek een bestuurslid aan, mail eventuele vragen naar een specifiek bestuurslid of naar bestuur@syntaxis.nl en we bekijken samen wat de mogelijkheden zijn en bij jou past.